เคยไหม กระโดดจากประชุม A ไปประชุม B สลับกับตอบอีเมล์แบบไม่ได้พัก รู้ตัวอีกทีก็ใกล้หมดวัน โดยที่คุณเองก็เพิ่งจะนึกออกว่ายังไม่ได้เริ่มปั่นสไลด์พรีเซนต์นัดสำคัญของวันพรุ่งนี้เลย หากคุณรู้สึกว่าในแต่ละวันหมดไปโดยที่คุณเองไม่รู้ด้วยซ้ำว่าตัวเองกำลังทำอะไรอยู่ คุณอาจกำลังตกอยู่ในภาวะ 

Urgent vs. Important Dilemma

มาทำความรู้จัก Urgent-Important Matrix ที่จะช่วยให้คุณเรียงลำดับงานที่สำคัญ​ เลือกโฟกัสงานให้ถูกจุด และเติบโตในหน้าที่การงานมากยิ่งขึ้น 

ผ่าน 3 ขั้นตอน ได้แก่

ขั้นตอนที่ 1  ทำความเข้าใจ Urgent-Important Matrix

ภาพรวมของ Urgent-Important Matrix ประกอบด้วย 2 พารามิเตอร์ ได้แก่ ความสำคัญ​ และ ความเร่งด่วน เพื่อแบ่งประเภทงานออกเป็น 4 ส่วน ดังนี้ 

Photo by Venlier Anh on Unsplash 

ส่วนที่ 1 : สำคัญ​ – เร่งด่วน

งานที่ต้องจัดการปัญหาที่เป็นวิกฤติของบริษัท เช่น ระดมทุนเพื่อมาจ่ายเงินเดือนพนักงาน , โปรเจกต์ที่ใกล้ถึงเดดไลน์

ส่วนที่ 2 : สำคัญ​ – ไม่เร่งด่วน

งานที่เกี่ยวข้องกับการวางแผน กลยุทธ์ มองหาโอกาสใหม่ๆ เช่น วางแผนการตลาดสำหรับ 3 เดือนถัดไป , สร้างคอนเนคชันระหว่างซัพพลายเออร์ , มองหาโอกาสทางธุรกิจใหม่ๆ

ส่วนที่ 3 : สำคัญ – ไม่เร่งด่วน

งานที่แทรกเข้ามาในแต่ละวัน ไม่ว่าจะเป็นการตอบอีเมล หรือการช่วยเหลือเพื่อนร่วมงาน ซึ่งงานเหล่านั้นมักไม่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายของตำแหน่งงานของคุณโดยตรง

ส่วนที่ 4 : ไม่สำคัญ – ไม่เร่งด่วน

งานที่คุณเองยังไม่รู้ว่าทำไปทำไม เพราะเนื้องานมีความคลุมเครือ และยังไม่ตรงกับเป้าหมายของบริษัท รวมถึงการนำเศษเวลาไปเล่นโซเชียลมีเดีย

Photo by Jo Szczepanska on Unsplash 

ขั้นตอนที่ 2  ประเมินงานของตัวเอง 

ในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ต้องรู้ก่อนว่าตอนนี้ตัวคุณเองอยู่ที่จุดไหน เพื่อวางแผนปรับปรุงการทำงานของคุณได้ยิ่งขึ้น

วิธีประเมินตัวเองก็คือทบทวนว่าในสัปดาห์ที่ผ่านมา เราใช้เวลาไปกี่เปอร์เซ็น เพื่อทำงานในแต่ละส่วน

หากคุณนึกไม่ออกว่าใช้เวลาไปกับอะไรบ้าง แนะนำให้จดงานทุกอย่างที่ได้ทำลงไป ใส่เวลาที่ใช้เพื่อให้งานสำเร็จ และประเภทของงานนั้นๆ เช่น ใช้เวลาวางแผนการตลาด 2 ชั่วโมง เป็นงานในส่วนที่สอง (สำคัญ – ไม่เร่งด่วน)​

ขั้นตอนที่ 3 เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

80% ของคนที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ มักจะใช้เวลาไปกับงานที่ส่วนที่สอง (สำคัญ​ – ไม่เร่งด่วน)​ เนื่องจากการทำงานในส่วนที่สอง ช่วยให้พวกเขาสามารถวางแผนงานที่ตัวเองรับผิดชอบได้อย่างมีประสิทธิภาพ และยังสามารถมองหาโอกาสใหม่ๆ ในงานของตัวเอง แทนที่จะเสียเวลาไปทำงานเพื่อแก้ปัญหาวิกฤติหรืองานไม่จำเป็น ทำให้เขาสามารถก้าวหน้าในหน้าที่การงานได้อย่างรวดเร็ว

และนี่เป็นเทคนิคเบื้องต้นในการจัดการงานในส่วนอื่นๆ ให้ดียิ่งขึ้น

เทคนิคจัดการงานในส่วนที่สี่ (ไม่สำคัญ – ไม่เร่งด่วน)​ เริ่มต้นจาก

กำจัดงานที่ไม่ตรงกับเป้าหมายของคุณ​ หรือ บริษัท ก่อนเริ่มทำงานในทุก ๆ ครั้ง ลองตั้งคำถามเพื่อดูว่าสิ่งที่เราทำนั้นตรงกับสิ่งที่เป็นเป้าหมายขององค์กรหรือไม่

กำจัดสิ่งที่ทำให้เราเสียเวลา เมื่อคุณได้จดบันทึกสิ่งที่ทำไปในขั้นตอนที่ 2 แล้ว 

ให้คุณลองจับเวลาที่คุณเล่นโซเชียลมีเดีย ผ่านเครื่องมือที่ช่วยให้คุณจับเวลาการใช้โซเชียลของคุณ ลองเซ็ทลิมิตเวลาเล่นโซเชียลมีเดียให้ชัดเจน 

Photo by Bench Accounting on Unsplash 

เทคนิคจัดการงานในส่วนที่สาม (ไม่สำคัญ – เร่งด่วน)​

งานในส่วนนี้มักเป็นงานที่ไม่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายของตำแหน่งคุณโดยตรง แต่มักจะเป็นงานที่เร่งด่วนและสำคัญสำหรับเพื่อนร่วมงานของคุณ ดังนั้นงานในส่วนนี้จึงควรถูกจัดงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

สร้างลิสต์สิ่งที่ต้องทำ เช่น การตอบอีเมล์ เข้าร่วมประชุม หรืองานแอดมินต่างๆ และหาวิธีการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยตั้งเวลาเพื่อทำงานในส่วนนี้ให้สำเร็จ อาทิ ตอบอีเมลในช่วงสี่โมงเย็นเป็นต้นไป, นอกจากนี้ ควรศึกษาเทคโนโลยีที่จะมาช่วยให้จัดการงานได้ดียิ่งขึ้น

มอบหมายงาน หรือ จ้างคนมางานในส่วนนี้แทน เพื่อช่วยคุณประหยัดมาทำสิ่งสำคัญมากขึ้น เช่น จ้างแม่บ้าน จ้างแอดมิน

เทคนิคจัดการงานในส่วนที่หนึ่ง (สำคัญ – เร่งด่วน)​

งานส่วนนี้เป็นส่วนที่ทั้งสำคัญ และ เร่งด่วนที่คุณต้องจัดการมันให้ดี เพื่อไม่ให้มีผลกระทบกับงานอื่นๆ ของคุณ

มอบหมายงานให้คนที่คุณเชื่อมือทำ

ตันสินใจอย่างรวดเร็วและสื่อสารความคืบหน้าให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องรู้โดยทั่วกัน

บล็อกสิ่งที่จะทำให้คุณเวียสมาธิในการทำงาน

เริ่มงานส่วนนี้ในช่วงเช้าของวัน

ที่สำคัญคือใช้เวลาการทำงานในส่วนที่สองเพิ่มขึ้น (สำคัญ – ไม่เร่งด่วน)​

ยิ่งคุณทำงานในส่วนที่สอง (สำคัญ – ไม่เร่งด่วน)​ มากขึ้นเท่าไหร่ จะยิ่งลดงานส่วนที่หนึ่งลงได้มากขึ้นเท่านั้น

กำหนดเวลาในการทำงานส่วนที่สอง เช่น กำหนดว่าชั่วโมงแรกของเช้าวันจันทร์จะใช้ในการวางแผนการทำงานตลอดทั้งสัปดาห์ , ไปทานข้าวกับพาร์ทเนอร์ทุกวันพฤหัสตอนเย็น และทางที่ดีที่สุดคือล็อคเวลาการทำงานในเวลาเดียวกันทุกๆ สัปดาห์​

ทำงานส่วนที่สองในช่วงเวลาที่คุณมีสมาธิมากที่สุด เพราะงานในส่วนที่สองมักจะเป็นงานที่ต้องใช้สมองและโฟกัสมากที่สุด

ได้เวลาลงมือทำจริง แล้วคุณจะพบว่าคุณได้ใช้เวลาไปกับงานที่สำคัญจริงๆ และเติบโตขึ้นอย่างรวดเร็ว

อ้างอิง

https://medium.com/…/how-to-master-your-priorities-with…